Quando assumere un nuovo dipendente: come capire se è il momento

Ti serve una persona in più. Lo sai da mesi. Ma aspetti: il mercato è incerto, forse ce la fai ancora così, magari il trimestre prossimo si vede meglio. Intanto il lavoro in eccesso lo assorbi tu o lo assorbe chi già è al limite. E le occasioni che non riesci a cogliere non le vede nessuno — nemmeno tu, perché non compaiono da nessuna parte.

Due costi, uno solo dei quali si vede

Quando cerchi materiale su questa decisione trovi soprattutto istruzioni: contratti, agevolazioni, adempimenti, come si struttura una selezione. Sono cose utili e presuppongono tutte che tu abbia già deciso. La decisione — è il momento? — non la affronta quasi nessuno.

Il motivo per cui resta sospesa è che i due costi in gioco hanno forme diverse.

Assumere in anticipo costa in modo visibile: uno stipendio che parte prima che serva davvero, un numero che vedi ogni mese, una data precisa in cui comincia a pesare. Sai esattamente quanto e quando.

Assumere in ritardo costa di più, ma in modo invisibile: il progetto che non parte, il cliente servito con meno cura, la persona brava che si stanca, tu che fai il lavoro di due e quindi ne fai bene nessuno. Nessuna di queste voci ha una riga in contabilità.

Messi a confronto vince sempre il secondo e non per prudenza: perché la testa confronta una cosa che vede con una cosa che non vede. È la definizione del debito decisionale.

La domanda che scioglie il nodo

Quasi tutti affrontano questa scelta chiedendosi: «me lo posso permettere adesso?». È una domanda ragionevole e insufficiente, perché guarda una sola metà del conto — e per giunta quella che ti spinge a rimandare.

La domanda giusta è simmetrica:

Quanto mi costa, ogni mese, non averlo già?

Il calcolo va fatto grossolanamente e va fatto davvero, su carta: le ore che tu e il team spendete in cose che quella persona farebbe · il lavoro che rifiutate o rimandate · quello che consegnate in ritardo · quanto vi costa un errore quando siete di corsa. Non serve precisione. Serve che il numero esista, perché finché non esiste il confronto è truccato.

Quasi sempre, quando quel numero compare, si scopre che il costo del rinvio ha superato lo stipendio da parecchi mesi.

I cinque segnali che il punto di rottura è arrivato

1. Rifiuti o rimandi lavoro che avresti preso. È il segnale più affidabile in assoluto e il più ignorato: significa che la mancanza di persone ti sta già costando fatturato, non solo fatica.
2. Le cose importanti slittano sempre. Non le urgenti: quelle si fanno sempre. Sono le cose a valore — un progetto strategico, un processo da sistemare — che vengono rimandate da mesi perché non c'è nessuno che possa prenderle in mano.
3. Sei tu il collo di bottiglia. Se le cose si fermano quando non ci sei, il problema può essere di organico oppure di delega. Vanno distinti prima di assumere: una persona in più dentro un'azienda che non delega crea un secondo collo di bottiglia, non ne toglie uno.
4. Le persone migliori danno segnali. Straordinari diventati normali, qualità che cala, una conversazione in cui qualcuno dice che «così non si regge». Chi regge oggi è chi ti costerà di più perdere.
5. Il carico è strutturale, non un picco. La domanda di controllo è semplice: dura da più di sei mesi ed è cresciuto? Allora non è un picco. Un picco si copre altrimenti — e va coperto altrimenti.

Come si decide

È il lavoro di un Decision Brief.

• La situazione, ai fatti. Cosa non viene fatto oggi, da quanto e cosa succede di conseguenza. Se non riesci a descrivere il lavoro della persona che ti manca in dieci righe, il primo problema non è assumere: è che non sai ancora che ruolo stai cercando — ed è il modo più comune per assumere male.
• Le opzioni vere. Non «assumo o aspetto». Almeno cinque: assumere adesso il profilo che serve · assumere un profilo più giovane e riorganizzare, spostando in alto chi già c'è · affidare fuori la parte più standardizzabile, che costa di più all'ora e niente in impegno · un contratto a termine o un part-time per verificare che il carico sia davvero strutturale · eliminare o semplificare il lavoro invece di assumere qualcuno che lo faccia — perché una parte di quello che vi sommerge non dovrebbe esistere. E l'opzione che quasi nessuno considera: decidere adesso ma con una data e una condizione — «assumo entro marzo se il fatturato del trimestre resta sopra X» — che è l'unico modo onesto di aspettare, perché trasforma il rinvio in una decisione presa.
• Cosa è in gioco. Il costo annuo pieno, non lo stipendio lordo: contributi, postazione, strumenti e i mesi in cui la persona non è ancora a regime. Contro il costo mensile del rinvio, calcolato sopra. E una cosa che non si misura: cosa succede alle persone che oggi stanno reggendo.
• La domanda che scioglie il nodo. Quella sul costo mensile di non averlo già.

Il metodo completo è in questa guida.

Gli errori più frequenti

• Aspettare la certezza. Non arriva mai: nessuno ha mai avuto la prova che sia il momento giusto. Se aspetti di essere sicuro, assumerai sempre quando sei già in emergenza — e in emergenza si sceglie male.
• Assumere di corsa, quando ormai è tardi. È la conseguenza diretta dell'errore sopra: si prende la persona disponibile invece di quella giusta e si paga per anni.
• Cercare un clone di te stesso. Serve quasi sempre qualcuno che faccia bene ciò che tu fai male o non vuoi più fare — non una versione ridotta di te.
• Non aver deciso a chi risponde. Una persona nuova senza un referente chiaro e senza un risultato atteso diventa un peso in più per chi era già sotto pressione.
• Assumere per non affrontare un altro problema. Se la vera questione è un processo rotto o una persona che non rende, un assunto in più non la risolve: la rende più costosa.

Nessuno assume nel momento perfetto. Ma c'è una differenza netta tra assumere presto — che è una scommessa che hai deciso di fare, con una data e una condizione — e assumere tardi, che è quello che succede quando non decidi.

Il costo del ritardo lo stai già pagando. L'unica cosa che manca è averlo scritto da qualche parte.

Domande frequenti

Come capisco se è il momento di assumere?

Il segnale più affidabile è che stai rifiutando o rimandando lavoro che avresti preso: significa che la mancanza di persone ti costa già fatturato, non solo fatica. Gli altri indizi sono le cose importanti che slittano da mesi, le persone migliori che danno segnali di cedimento e un carico che dura da più di sei mesi ed è cresciuto — cioè strutturale, non un picco.

Conviene assumere prima o aspettare?

Assumere in anticipo costa in modo visibile: uno stipendio che parte prima che serva. Assumere in ritardo costa di più ma in modo invisibile: il progetto che non parte, il cliente servito male, tu che fai il lavoro di due. Il confronto è truccato perché una cifra si vede e l'altra no — la si rende visibile calcolando quanto costa ogni mese non avere già quella persona.

Come faccio a sapere se me lo posso permettere?

Va confrontato il costo annuo pieno — non lo stipendio lordo, ma contributi, postazione, strumenti e i mesi in cui la persona non è ancora a regime — con il costo mensile del rinvio. Serve anche verificare che il carico sia strutturale: se dura da meno di sei mesi ed è un picco, si copre in altri modi.

Come evito di assumere la persona sbagliata?

Scrivendo prima il ruolo. Se non riesci a descrivere in dieci righe cosa farà la persona che ti manca, il problema non è trovarla: è che non sai ancora cosa stai cercando — ed è il modo più comune per assumere male. L'altro errore è assumere di corsa quando ormai è tardi: in emergenza si prende chi è disponibile, non chi è giusto.

Meglio assumere o affidare il lavoro all'esterno?

Dipende da quanto è standardizzabile. La parte ripetibile e specialistica spesso conviene comprarla fuori: costa di più all'ora e niente in impegno di lungo periodo. Va assunto ciò che richiede continuità, conoscenza dell'azienda e presenza — e va prima verificato che una parte del lavoro che vi sommerge non sia semplicemente da eliminare.

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