Riunioni inutili: come decidere a quali partecipare (e quali saltare)

Hai una riunione in agenda. Sai già come andrà: un'ora, sei persone, nessuna decisione presa. Ci vai comunque — per abitudine e perché non andarci sembrerebbe un modo di dire che non ti interessa. Poi la settimana finisce e le cose che volevi affrontare sono ancora lì.

Perché ci vai anche quando sai che è inutile

Non è disorganizzazione. Sono tre ragioni, tutte comprensibili, che spingono nella stessa direzione.

La prima è la presenza come segnale. Esserci comunica coinvolgimento; non esserci comunica qualcosa che non controlli — e non sai cosa. In un'organizzazione dove la presenza vale come prova di impegno, saltare una riunione è un'informazione che qualcun altro interpreterà al posto tuo.

La seconda è la paura di perdersi qualcosa. Nove volte su dieci non si decide niente, ma la decima si decide qualcosa che ti riguarda. Quella decima giustifica, nella tua testa, tutte le altre nove.

La terza è che il costo non ha un nome. L'ora la vedi in calendario; quello che non hai fatto in quell'ora non lo vede nessuno, nemmeno tu. È lo stesso meccanismo per cui ogni sì è un no che non dici a nessuno.

La domanda prima di accettare l'invito

Una sola e funziona quasi sempre:

«Se questa riunione non esistesse, qualcuno la richiederebbe?»

Le riunioni si dividono in due categorie: quelle che risolvono un problema e quelle che esistono perché sono in calendario. Le prime, se le cancellassi, qualcuno verrebbe a cercarti entro due giorni. Le seconde no — e questo dice tutto.

Una variante utile quando la riunione è tua: «Che decisione deve uscire da qui?» Se non c'è una risposta in una frase, non è una riunione: è un aggiornamento e un aggiornamento si scrive.

Le quattro riunioni e cosa farne

1. Quella dove si decide. Ci sei e ci arrivi preparato. È il tempo meglio speso della settimana.
2. Quella dove si informa. Non serve la tua presenza, serve l'informazione. Chiedi il riassunto o dieci minuti a fine riunione con chi la conduce. È la categoria più numerosa e la più facile da tagliare.
3. Quella dove servi solo per un pezzo. Entri per il tuo punto, dai il tuo contributo, esci. Sembra scortese e non lo è: chiedere che il tuo punto venga messo per primo è una richiesta ragionevole che quasi nessuno fa.
4. Quella dove sei solo un testimone. Nessuno ti chiede niente e tu non chiedi niente. È il caso in cui la presenza serve unicamente a non essere assente — e va affrontato per quello che è: un problema di segnali, non di agenda.

Come si decide, senza farsi la fama di quello che non partecipa

Il punto non è saltare più riunioni: è rendere esplicito il criterio, così che la tua assenza smetta di essere un segnale ambiguo. È il lavoro di un Decision Brief:

• La situazione, ai fatti. Quante ore a settimana ci vanno, quante di queste hanno prodotto una decisione negli ultimi due mesi. Il rapporto fra i due numeri di solito sorprende.
• Le opzioni vere. Non due. Almeno cinque: andarci · mandare qualcuno del team (spesso è anche un'occasione di crescita) · partecipare solo al proprio punto · chiedere un riassunto scritto · proporre di ridurne la frequenza. L'ultima è quella che nessuno propone mai e spesso viene accolta con sollievo da tutti.
• Cosa è in gioco. Da un lato il tempo e le decisioni che non prendi. Dall'altro — e va contato — la percezione, le relazioni, l'informazione informale che circola solo lì.
• La domanda che scioglie il nodo. Quella sul "qualcuno la richiederebbe".

Il metodo completo è in questa guida.

Gli errori più frequenti

• Sparire senza dirlo. Un'assenza spiegata è una scelta; un'assenza silenziosa è un messaggio che scrivono gli altri.
• Andarci e lavorare ad altro. Il peggiore dei mondi: perdi l'ora e sei anche visibilmente altrove.
• Tagliare quelle sbagliate. Le prime a saltare sono di solito quelle dove non si "produce" — che a volte sono proprio quelle dove si tengono insieme le relazioni.
• Riempire il tempo liberato con altro operativo. Se recuperi tre ore e le usi per rispondere a email, non hai deciso niente: hai solo cambiato riempimento.

Vale la pena chiudere sul punto vero. Il tempo è l'unica risorsa che non si recupera ed è anche l'unica che si lascia consumare senza mai discuterne. Ogni riunione inutile a cui partecipi non costa un'ora: costa una decisione che continui a rimandare perché non trovi mai il tempo di affrontarla.

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